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豊田礼人の基本的な考え方を
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2015/07/17

第535号【会議でギャップを埋める】

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■会議で何を話し合うのか?
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仕事柄、
クライアントの会議に出席することが、
時々あります。

 

取締役会、幹部会議、営業会議などなど、
時と場合によっていろんな会議に参加します。

 

ところで、
会議がどうあるべきか、
考えたことはありますか?

 

そもそも会議なんて、必要あるの?とか。

 

僕は会議は必要だと思います。
日常の業務から離れて、
会社の重要事項について仲間と話し合うことは、
とても重要なことだと思います

 

ただ、やり方を間違えると、
苦痛なだけのものになってしまいます。

 

思うに、
前提として重要なのは、
会議が始まる前に、
「この会議で何を話し合うのか」を決めておくことでしょう。

 

これが決まっていると、
話合いがとても有意義になる。

 

一方で逆の場合だと
結局何がどう決まったのかは分からないまま、
時間が来たので終わり、
ということになります。
その徒労感たるや、半端ない。

 

こうならないためには、
事前に議題を決め、
それを参加者に周知し、
自分の考えをまとめてから参加することが
すごく重要になります。

 

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■会議ではギャップを埋める方法を考える
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そもそも、会議で何を話すべきか。

 

せっかく複数の人が集まるのに
単なる報告会に終わるのはもったいない。
誰かのミスを追及する場にしてもいけない。
会社が暗くなるだけで良いことなど一つもない。

 

では何を話すべきか?

 

それは目標と現状とのギャップの埋め方について
話すべきです。

 

ギャップを埋めるために、何をすべきか?
自分は何ができるのか?

 

さらに、
それを実際にやってみて、
どんな結果だったのか?
どう改善して再トライすべきなのか?

 

これを重点的に議論すべきです。

 

ですから、
そもそも目標を明確に設定していない場合、
現状とのギャップも不明確なので、
会議で議論すべきこともあいまいになります。

 

あいまいなまま、
とりあえず何かを話し合わないといけないので、
議論しやすいことに
長々と時間を費やしてしまうことになるのです。
そして皆、疲れ果てていく・・・。

 

あなたの会社ではどうですか?

 

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■あいまいな会議にしないために
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先日、ある会社の会議に出席しました。

 

そこで話されている内容は、
どうも非建設的な話が多い。

 

その原因は、
達成すべき目標があいまいだから。

 

目標があいまいだから、
現状とのギャップもあいまいになり、
話し合うべきこともあいまいになる。

 

あいまいな会議を何時間しても、
会社は前に進まない。

 

会議を活性化させるためには、
まず明確な目標を立てることです。
そこを強く意識して欲しいと思います。

 

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■自分レベルの視点で
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自分レベルではいかがでしょうか?

 

自分の目標がはっきりしている人は、
やるべきことの優先順位付けがうまいですよね。

 

つまり、目標と現状のギャップを埋めるために
自分は何をやらないといけないかがわかっているからですね。

 

ギャップを埋めるためにやらないといけないことって、
重要なんですけど緊急性はない場合もあるので、
ついつい後回しにしがちなります。

 

これをスケジュールに落とし込んで、
実行できるかどうか。

 

目標に焦点が当たっている人は、
ギャップが意識できているので、
これができます。

 

僕も時々毎日の業務に追われて、
目標を忘れているときがあります。

 

そういう時は、ギャップも忘れているので、
重要な行動が後回しになっています。

 

あなたはどうですか?

 

目標と現状のギャップを意識すること。

 

僕も忘れないように気をつけたいと思います。

 

ぜひ、あなたも。

 

応援しています。

 

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■編集後記
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名古屋に台風が迫っています。
何も無く通り過ぎてくれることを祈ります。

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